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Clôture annuelle Book-in

19 mars 2013 par Christoph Mennicken
classé sous: FAQ, Book-in

Voici un petit guide pour les étapes de la clôture annulle dans Book-in. Un employé Intec peut passer dans vos bureau pour faire la procédure avec vous. Pour cela, s'il vous plaît contactez-nous au +352 97 80 87 ou info@intecsoft.com

La clôture annuelle résulte les modifications suivantes dans les données comptables :

  • tous les mouvements comptables des années précédentes seront effacés à
    l'exception des mouvements non lettrés des clients et fournisseurs
  • les soldes de l'année précédente sont adaptés chez les comptes généraux (solde,
    solde devise et quantité)
  • le chiffre d'affaire des clients et fournisseurs est effacé
  • une ouverture automatique est créée pour le journal "AN" et le premier jour de
    la nouvelle année comptable en soldant les comptes de charges et de produits
    vers un compte de pertes et profit; remarquez que la zone "produit / charge"
    dans le plan comptable est très important dans ce contexte
  • Dans les données de la société, la clôture annuelle est adaptée
  • Les écritures analytiques ne sont pas effacées; c'est ainsi que les balances et
    historiques restent imprimables après une clôture annuelle. Par contre les
    impressions analytiques croisées ne sont plus disponibles vu que les écritures
    des comptes généraux ne sont plus disponibles après la clôture.

Avant de la lancer la clôture définitive, faites impérativement une copie sécurité des données. En effet, tout problème externe à book-in (erreur matériel ou windows, panne de courant, ...) peut arrêter le programme de façon anormale ce qui peut provoquer une destruction des données du dossier en question. Cette copie doit être conservée pendant 10 ans et servira pour des contrôles éventuels de la part du ministère des finances. Afin de donner une sécurité supplémentaire avant de lancer ce programme irréversible, ceci n'est possible que par l'activation de la fonction "OK". Une question supplémentaire est posée avant le démarrage : "Voulez-vous exécuter la clôture ?".

Avant de lancer la clôture, une recherche d'écritures apurées avec un solde non nul est
faite. Si de tels écritures sont trouvées, une clôture est impossible. En plus, le programme teste l'existence d'une copie manuelle des données du même jour. Si elle n'existe pas, une clôture ne peut pas être lancée.



Travaux importants avant la clôture annuelle Nous vous conseillons vivement d'effectuer les travaux suivants avant de lancer la clôture annuelle :

Contrôle de la comptabilité : Menu Divers / Contrôle de la comptabilité

Copie des données : Menu Divers / Copies de sécurité / Copier les données

Lancer la clôture périodiques : Menu Clôtures / Clôture de période
+ Période de 01/AAAA - 12/AAAA  (AAAA = Année)
+ Toutes les impressions
+ Faire la clôture et les centralisations

Imprimer les balances : Menu Documents / Clients-Fournisseurs-Comptes / Balances
+ Liste Balance Simple
+ Période de 01/AAAA - 12/AAAA  (AAAA = Année)

Imprimer les historiques : Menu Documents / Clients-Fournisseurs-Comptes / Extraits de compte
Liste "Historique détaillé"
+ Clients : Période de __/____ à 12/AAAA
+ Fournisseurs : Période de __/____ à 12/AAAA
+ Comptes : Période 01/AAAA à 12/AAAA

Veuillez comparer le solde des historiques clients et fournisseurs avec les comptes centralisateurs 400000 et 440000 !