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Workshop: Importation fichiers MT940 Luxembourg

26 juin 2017 par Benedikt Bocklandt
classé sous: FAQ, Book-in

MT940 est un standard (Banking Communication Standard) pour la transmission électronique d’extraits de compte. Les fichiers MT940 peuvent être utilisés comme interface entre vote Online-Banking et Book-in afin d’importer simplement et rapidement vos extraits de compte.

Informez-vous auprès de votre banque si elle peut vous fournir ces fichiers (1 fichier par compte et par extrait)

Attention, en Belgique les fichiers MT910 ne sont pas utilisés, ici on vous fournira des fichiers CODA.

Préréglages

Répertoire de réception

Signalétique -> Journaux

Pour chaque journal financier en lien avec MT940, il faut définir un « Recevoir – Répertoire » et indiquer le numéro de compte au format IBAN. Les fichiers MT940 doivent être déposés dans le répertoire de réception pour qu’ils puissent être importés dans Book-in.

Si plus d’une personne importe les extraits de comptes, il faudra indiquer une adresse réseau.

 

Définir un compte pour les opérations inconnues

Signalétiques -> Paramètres

Si Book-in ne sait pas attribuer certaines opérations, celles-ci sont comptabilisées sur le compte des opérations inconnues et doivent ultérieurement être attribuées manuellement. Ce compte doit être défini dans les paramètres Book-in.

Importer des fichiers

Saisies comptables -> Importer les relevés bancaires

Après que les préréglages sont faits, et que les fichiers MT940 ont été déposés dans « Recevoir - Répertoire », ceux-ci peuvent être importer. Book-in cherche dans « Recevoir - Répertoire » après de fichiers MT940 non encore importés et les propose automatiquement. La sélection du journal sert de filtre au cas où seul les fichiers d’un compte spécifique doivent être importés. De manière général il est possible d’importer des fichiers de plusieurs journaux différents en même temps.
Afin d’éviter des irrégularités, seul des fichiers qui ont des soldes qui se suivent seront acceptés et cochés. S’il manquait un extrait, le solde de départ du prochain fichier est différent du solde de fin du fichier actuel et ne peut donc pas être importé (rouge).
A l’aide de la colonne „Importer“ il est possible, dans les fichiers acceptés (vert) de choisir exactement quel fichier importer. Book-in crée automatiquement une nouvelle opération financière par fichier.

Les soldes se suivent :

Les soldes ne se suivent pas :

Des fichiers individuels peuvent aussi être importés directement via les opérations financières (Saisies comptables -> Opérations financières). Le principe est ici le même, par contre les soldes ne sont pas vérifiés.

Après que le fichier ait été importé, Book-in le renomme automatiquement et le copie dans le dossier „Old“. Ainsi on évite d’importer un fichier plusieurs fois.


 

 

Vérifier les opérations financières

Saisies comptables -> Opérations financières

Après que les opérations financières ont été créées automatiquement, celles-ci doivent être vérifiées. Toutes les positions qui n’ont pas pu être attribuées, sont comptabilisées sur le compte pour les opérations inconnues. C’est positions doivent être attribuées manuellement.

Book-in utilise la logique suivant pour attribuer les opérations automatiquement :

  1. Commentaires spécifiques
    S’il s’agit d’un paiement qui contient un commentaire prédéfini
    Si c’est le cas, l’opération sera attribuée au compte/client/fournisseur correspondant.
  2. Paiements créditeur (qui augmente le solde du compte)
    La facture client correspondante est recherchée. Si aucune facture client n’est trouvée, une facture fournisseur correspondante est recherchée.
    La facture est recherchée selon la logique suivante :
      • Si une facture contenant le nom du client, la somme et le numéro de facture ou le commentaire est trouvée dans le fichier, celle-ci sera automatiquement apurée.
      • Si une facture contenant la somme ainsi que le numéro de facture ou le commentaire du fichier, la facture sera automatiquement apurée.
      • Si un client est trouvé, qui correspond au fichier MT940, l’écriture sera comptabilisée sur ce client. Etant donné qu’aucune facture correspondante n’a été trouvée, il faut apurer la somme manuellement. Le commentaire de l’écriture est celui du fichier.
      • Si aucun des 3 premiers cas de figure ne correspond, l’écriture sera faite sur le compte des opérations inconnues, avec le nom et le commentaire du fichier en commentaire.
  1. Paiements débiteur (qui diminue le solde du compte)
    La facture fournisseur correspondante est recherchée. Si aucune facture fournisseur n’est trouvée, une facture client correspondante est recherchée.
    La facture est recherchée selon la même logique que pour les factures clients.

 

Book-in évalue les différents points dans l’ordre ci-dessus, et prend en compte la première correspondance.

 

Commentaire spécifique

Signalétiques -> Journaux -> Onglet „CODA/MT940“

Si certaines transactions se répètent et doivent être comptabilisées sur un compte/client/fournisseur spécifique, il est possible de configurer cela dans les journaux financiers en dépendance avec la famille et le commentaire.
Donc, afin d’éviter que certaines opérations du fichier soient mal ou pas du tout attribuées (Opérations inconnues), il est possible de les attribuées spécifiquement via le commentaire.

Commentaire

Si le commentaire, inscrit ici, correspond au commentaire d’une opération du fichier MT940, cette somme sera comptabilisée sur le client/fournisseur/compte.

Si la recherche doit se faire sur différents segments dans le commentaire, ceux-ci doivent être séparé par des « % ».

Type

S’agit-il d’un client, d’un fournisseur ou d’un compte ?

Tiers

De quel client/fournisseur/compte s’agit-il ?

Priorité

La priorité définit dans quel ordre les lignes seront évaluées. Par défaut Book-in évalue la liste de manière alphabétique et par famille, et tient compte de la première correspondance. Ce comportement peut être influencé via la colonne « Priorité », en triant les entrées selon le numéro.

Exemple: Afin que le commentaire „SALAIRE%BBO“ soit considéré (arrive alphabétiquement après « SALAIRE » et ne serai jamais considéré) dans notre exemple, il faut une priorité plus petite que celle du commentaire « SALAIRE ». Le chiffre utilisé n’a pas d’importance.

 

Familles – Opérations

Cette colonne n’est pas utilisée dans le cas des fichiers MT940.

 

Nous conseillons de définir que des opérations qui reviennent régulièrement.

Trucs et astuces

Le fichier MT940 contient un virement collectif d’un los fournisseur de Book-in

Possibilité 1 : Les positions individuelles peuvent être attribué exactement à un lot fournisseur de Book-in et le lot peut être automatiquement lu dans le document :

Dans ce cas, Book-in intègre automatiquement le lot lors de l’import du fichier MT940, apure les factures et efface le lot, afin qu’il ne puisse pas être réimporté une deuxième fois par erreur.  

 

Possibilité 2 : Les positions individuelles ne peuvent pas être exactement attribué à un lot Book-in et le lot ne sera pas automatiquement lu dans le document :

Méthode pour quand même intégrer le lot fournisseur :

  1. La somme a été comptabilisée entièrement sur le compte „Opération inconnue“ lors de l’import du fichier MT940.
  2. Cette position doit être effacée manuellement dans les opérations financières.
  3. A la place de cette position, il faut lire le lot fournisseur correspondant manuellement (Options -> Paiement fournisseurs).
  4. Après la lecture du lot, celui-ci est effacé automatiquement, afin qu’il ne puisse pas être réimporté une deuxième fois par erreur.

 

Opération inconnue

Si une opération est comptabilisée sur le compte opération inconnue au lieu du client ou fournisseur, il faudra en premier lieu vérifier die le nom du client/fournisseur Book-in correspond au nom du client/fournisseur du commentaire. Pour s’assurer que le nom soit le même des deux côtés, le nom du commentaire peut être copié dans la fiche signalétique du client.

Exemple : „SCHMIT&CO“ (sans espaces) du fichier CODA, ne correspond pas au „SCHMIT & CO“ de la signalétique Book-in.

 

Attribution des différentes positions

Des différentes positions peuvent aussi, si souhaité, être d‘office comptabilisées sur le compte d’attente.

Veuillez contacter le support INTEC, si vous voulez que ce réglage soit configuré.