Pay-in - COVID-19

17 novembre 2020 par Thomas Greimers

dernière modification le 17.11.2020 à 16h30

Ici vous trouverez tous les liens pertinentes et les nouvelles versions de pay-in concernant COVID-19.

 

Voici une liste des sources d'informations les plus importantes du législateur du Grand-Duché Luxembourg:


Jour férié et chômage partiel

  • Explications de l’ADEM (FAQ point 38)

    Lorsque un jour férié (par ex. lundi de Pâques) tombe pendant la période de chômage partiel, ce jour peut être indemnisé sous certaines conditions :

    1. Les entreprises qui ne peuvent plus exercer leurs activités suite à une décision gouvernementale et dans lesquelles tous les salariés se trouvent au chômage partiel :
      Le jour férié est indemnisé au titre du chômage partiel au taux minimum de 80 %. Ainsi, l’employeur versera à son employé 80 % de son salaire horaire brut et se verra remboursé de 80 % par le Fonds pour l’Emploi.

    2. Les entreprises qui continuent à travailler et dans lesquelles une partie des salariés a été mise au chômage partiel :
      Les salariés étant au chômage partiel le jour avant ainsi que le jour après le jour férié ont droit à une indemnité de compensation pour le jour férié. L’employeur versera à son employé au minimum 80 % de son salaire horaire brut et se verra remboursé de 80 % par le Fonds pour l’Emploi.
      Pour les salariés ne répondant pas aux critères ci-dessus, l’employeur doit leur payer le jour férié à 100 %.

  • Les jours fériés pour lesquels l’employeur déclare du chômage partiel pour un salarié et pour lesquels le salarié n’a pas droit à des heures de congé supplémentaires, l’utilisateur Pay-in peut saisir ces heures via le code salaire DHFER.
    Ainsi ces heures sont déduites du compteur des heures fériées.

 

Les développements suivants sont disponibles dans la version 3.42.3.1 de Pay-in
(créé le 18/11/2020)

Étant donné que la CNS a directement indemnisé les maladies de type "Maladie" et "Accident de travail" pendant les périodes 04/2020 - 06/2020 en raison de COVID-19 (sans tenir compte du règlement des 77 jours), l'employeur reçoit une lettre de la CNS reprenant les montants que la CNS a versé au salarié. Dans le cas où la CNS a indemnisé au salarié un montant inférieur à celui que l'employeur aurait payé, l'employeur doit indemniser le salarié pour la différence rétroactivement. 

Pour cette raison, les adaptations suivantes ont été programmées dans la version actuelle de Pay-in :

  • Nouvelle fenêtre sous Divers -> Régularisation CNS.
  • La période 04/2020 - 06/2020 doit être sélectionnée.
  • Par défaut, les maladies de type "Maladie" et "Accident de travail" sont prises en compte, car ces maladies sont concernées par cette régularisation.
  • A l’aide de la lettre que vous recevez de la CNS, veuillez remplir les colonnes "Jours régul. CNS" et "Brut régul. CNS".
    • Si le résultat représente un montant positif dans la colonne "Montant régularisation", ce montant doit être versé au salarié.
      Dans ce cas, la colonne "Corriger" est automatiquement cochée et dans la colonne "Période régul. CNS" la prochaine période pour laquelle il n'y a pas de salaire pour cet salarié est proposée comme période. Dans le cas où le salarié a déjà quitté l'entreprise, la période de départ est proposée. L'utilisateur a également la possibilité de corriger le salaire original. En quittant la fenêtre, le module "Recalcul et compensation nette" s'ouvrira automatiquement, pour exécuter un recalcul des salaires affectés et effectuer automatiquement une compensation nette si ce module est utilisé.
    • Si le résultat représente un montant négatif dans la colonne "Montant régularisation", par défaut la correction n'est pas effectuée, mais l'utilisateur a la possibilité d’effectuer cette correction.
  • Les corrections sont enregistrées sur les salaires à l'aide d'un nouveau code salaire standard "BCNS - Régularisation CNS". Si les montants ont été saisis dans le masque "Régularisation CNS" avant la création du salaire pour la période de correction, ce code salaire est alors automatiquement enregistré lors de la création du salaire.

 

Les développements suivants sont disponibles dans la version 3.41.2.1 de Pay-in
(créé le 13/07/2020)

Les dispositions normales entreront à nouveau en vigueur à la fin de l’état de crise au 24 juin 2020; la mise à jour 3.41.2.1 adapte les paramètres suivants dans Pay-in:

  • Type de paiement fixe pour maladies du type "maladie" / "accident de travail" : à partir de la période 07/2020, le champ est vide, car, à partir de cette période, la règle des 77 jours est à nouveau appliquée.
  • Type de paiement fixe pour maladies du type "raisons familiales" : à partir de la période 07/2020, le champ est vide, car, à partir de cette période, la règle des 77 jours est à nouveau appliquée.
  • Déclarations CCSS (DECMAL): Déclarer 0 heures maladie pour type de paiement suivant : à partir de la période 07/2020, le champ est vide, car à partir de cette période il est interdit de déclarer 0 heure de maladie
  • "Date de / à" avec la description « Ignorer maladies du type "accident de travail" / "maladie" pour les règles des jours » :
    • La „date à“ a comme valeur le 24/06/2020 (la fin de l’état de crise) pour la période 06/2020
    • La „date de / à“ est vide à partir de la période 07/2020 car à partir de cette période, les maladies doivent être inclues pour le calcul des règles de jour.

Si vous avez déjà saisi des salaires incluant  des maladies pour la période 07/2020 avant l’installation de la mise à jour 3.41.2.1, vous pouvez faire appel au module « Recalcul et compensation nette » pour recalculer le « type de paiement » des maladies pour la période 07/2020:

  • Recalcul et compensation nette:
    • Dans la sélection, vous devez activer l'option "Maladies : Actualiser type de paiement et recalculer"
    • Si le recalcul est lancé depuis les paramètres mensuels, cette option est activée automatiquement.
    • Ce paramètre réinitialise le champ "Type de paiement" pour les maladies existantes de la (des) période(s) sélectionnée(s).
      Ce paramètre ne doit être activé que si vous souhaitez réinitialiser explicitement le champ "Type de paiement" pour les maladies.
      Cette opération peut-être utile après avoir fait la mise à jour de Pay-in avec la version 3.41.2.1 et seulement pour la période 07/2020, si les maladies ont déjà été encodées pour la période 07/2020 avant cette mise à jour.
      Sinon, le nouveau calcul ajuste également le "Type de paiement" pour les maladies pour lesquelles l'utilisateur avait explicitement ajusté ce type manuellement.


Les développements suivants sont disponibles dans la version 3.40.2 de Pay-in
(créé le 22/05/2020)

A partir de cette version, la déclaration pour les heures chômage partiels en relation avec COVID-19 peut être créée.
Un fichier en format XML est créé qui par la suite, peut être déposé via la plateforme « myguichet » à l’administration concernée.
Dans ce fichier XML, uniquement le nom et le matricule des salariés pour lesquels des heures de chômage partiels pour la période sélectionnée ont été saisies sont déclarées ; les heures et les montants réels doivent être déclarées auparavant au CCSS via le fichier DECSAL. Veuillez trouver plus de détails ici.

  • Paramètres
    • Dans les paramètres de la société (onglet « Salaires »), l’utilisateur peut saisir le « Répertoire cible XML pour chômage partiel (COVID-19) », dans lequel le fichier XML sera déposé.

  • Paramètres mensuels
    • Dans les paramètres mensuels, un nouveau champs „Numéro de référence du dossier du chômage partiel (COVID-19) » a été créé.
      Dans ce champs, l’utilisateur peut saisir le numéro de référence que l’employeur reçoit chaque mois pour lequel il a déposé une demande de chômage partiel pour COVID-19 par lettre/e-mail de l’ADEM.
      Ce numéro de référence sera repris dans le nom du fichier XML.
      Le nom du fichier XML a le format suivant : [Numéro de société pay-in]_[ Numéro de référence du dossier du chômage partiel (COVID-19)]_[Période].XML

  • Impression
    • Dans la rubrique „Impressions“ – „Chômage » - « Chômage partiel », une nouvelle impression « Chômage partiel COVID-19 – Relevé des montants à charge de l’Etat » a été créée.
    • Dans cette impression sont pris en charge les salariés pour lesquels des heures de chômage partiel ont été saisies pour la période sélectionnée
    • Lors de la fermeture de l’impression, l’utilisateur reçoit une question « Voulez-vous créer le fichier XML ? » ; après validation de cette question, le fichier XML est créé et déposé dans le répertoire sélectionné

  • Dépôt du fichier
    • Le fichier XML peu ensuite être déposé via la plateforme „myguichet“
    • Après identification dans « myguichet », on peut cliquer la rubrique «  Déposez un document complété » et dans l’écran suivant uploader le fichier XML crée auparavant dans pay-in par « Drag&Drop » ; ainsi une nouvelle démarche « ADEM : Décompte du chômage partiel pour cause de force majeure COVID-19 (Coronavirus) » sera créée, cette démarche peut être traitée par après dans la rubrique « Mes démarches »
    • Les utilisateurs qui ne souhaitent pas utiliser le fichier XML pour déposer le décompte du chômage partiel peuvent créer cette démarche manuellement en cliquant la rubrique « Sélectionnez une démarche » et de choisir ici le document en question
    • Une fiduciaire est obligée de créer et déposer un fichier XML par client, car la plateforme « myguichet » ne supporte pas un fichier XML contenant les informations de plusieurs clients


Les développements suivants sont disponibles dans la version 3.39.9 de Pay-in
(créé le 20/04/2020)

  • Paramètres mensuels
    • Dans les paramètres mensuels un nouveau champ de sélection "Type de paiement fixe pour maladies du type "maladie" / "accident de travail" a été ajouté.
      Après la mise à jour et le démarrage de Pay-in, les paramètres mensuels de la période 04/2020 sont automatiquement affiché et Pay-in propose de mettre la valeur sur "Indemnisation par la CNS".
      A partir de la période 04/2020, les maladies des types "maladie" / "accident de travail" sont donc directement remboursées par la CNS dans la mesure où le salarié n'a pas été exclus de la CNS en raison de la règle des 78 semaines.
    • Dans les paramètres mensuels un nouveau champ de sélection "Type de paiement fixe pour maladies du type "raisons familiales" a été ajouté.
      Après la mise à jour et le démarrage de Pay-in, les paramètres mensuels de la période à partir de la période 04/2020 sont automatiquement affiché et Pay-in propose de mettre la valeur automatiquement sur "Maintien versement rémunération (remboursement "mut. employeurs")".
      A partir de la période 04/2020 les maladies du type "raisons familiales" sont donc toujours payées par l'employeur au salarié via l'employeur et celui-ci est remboursé à 100%,
      dans la mesure où le salarié n'a pas été exclus de la CNS en raison de la règle des 78 semaines.
    • Dans les paramètres mensuels un nouveau champ de sélection "Déclarations CCSS (DECMAL): Déclarer 0 heures maladie pour type de paiement suivant" a été ajouté.
      Après la mise à jour et le démarrage de Pay-in, les paramètres mensuels de la période 04/2020 sont automatiquement affiché et Pay-in propose de mettre la valeur sur "Indemnisation par la CNS".
      A partir de la période 04/2020, les maladies dont le type de paiement est "Indemnisation par la CNS" sont déclarées avec 0 heures.
      Source CCSS
    • Dans les paramètres mensuels une "date de / à" avec le libellé "Ignorer maladies du type "accident de travail" / "maladie" pour les règles des jours" ont été ajoutées.
      Après la mise à jour et le démarrage de Pay-in, les paramètres mensuels de la période 03/2020 sont automatiquement affiché et Pay-in propose de mettre le champ "Date de" sur la valeur "18/03/2020" (date début des mesures pour COVID-19).
      Les maladies des types "maladie" / "accident de travail" ne sont pas prises en compte pour le calcul de la règle des 77 jours ni de la règle des 78 semaines pendant la période indiquée.
      Après avoir appliqué les paramètres mensuels avec l'action "Appliquer valeurs défaut de la société 998", le dialogue apparait pour demander si un recalcul des salaires est souhaité.

  • Recalcul et compensation nette
    • Dans la sélection l'option "Maladies : Actualiser type de paiement et recalculer" a été ajoutée.
    • Si le recalcul est lancé depuis les paramètres mensuels, cette nouvelle option est automatiquement active.
    • Le recalcul peut être manuellement lancé à tout moment par l'utilisateur et l'option peut être activée.
    • Ce paramètre réinitialise le champ "Type de paiement" pour les maladies existantes de la (des) période(s) sélectionnée(s) selon la logique décrite ci-dessus.
      Ce paramètre ne doit être activé que si vous souhaitez réinitialiser explicitement le champ "Type de paiement" pour les maladies.
      Cette opération peut-être utile, après la mise à jour de Pay-in sur la version 3.39.9 et seulement pour la période 04/2020, si les maladies ont déjà été encodées pour la période 04/2020 à ce moment.
      Sinon, le nouveau calcul ajuste également le "Type de paiement" pour les maladies pour lesquelles l'utilisateur avait explicitement ajusté ce type manuellement.

  • Salariés : Jours de maladie
    • Nouvelle colonne "Ignorer pour les règles des jours" a été ajoutée.
    • Les jours de maladie encodés pour lesquels ce paramètre a été activé ne sont ni pris en compte pour le calcul de la règle des 77 jours, ni pour la règle des 78 semaines.
    • Si les jours de maladie sont importés dans Pay-in via l'importation prévue à cet effet, ce paramètre est automatiquement géré par l'importation.


Les développements suivants sont disponibles dans la version 3.39.7 de Pay-in

  • Nouveau statut "Apprenti (Adulte)" (Code AA)
    • Un nouveau statut "Apprenti (Adulte)" (Code AA) pour des apprentis en apprentissage adulte a été ajouté.
      Ce statut est du nouveau type de statut "Apprenti (Adulte)".
      Ainsi on peut distinguer entre les apprentis en apprentissage initial (statut Apprenti (Initial) - Code A) et apprentis en apprentissage adulte.
      Puisque le calcul du salaire horaire pour chômage partiel diffère entre ces deux types de statuts, ce changement s'avérait nécessaire.

  • Calcul du salaire horaire pour chômage partiel
    • Pour le calcul du salaire horaire de base, le salaire horaire le plus élevé des trois dernières mois avant la période actuelle est déterminé.
    • Pour le calcul du salaire horaire de base, le salaire horaire le plus élevé des trois dernières mois avant la période actuelle est déterminé.
      Les codes salaires pour lesquels cette option a été activé sont considérés afin de déterminer le salaire horaire moyenne des suppléments (période actuelle - 13 jusqu'à la période actuelle - 2).
      Cette valeur est ajoutée au salaire horaire.
    • Source Legilux

  • Paramètres mensuels
    • Dans les paramètres mensuels l'option "Chômage partiel: Le salaire horaire ne peut pas être inférieur au salaire minimum non qualifié" a été ajoutée.
    • Après la mise à jour, les paramètres mensuels de la période 03/2020 sont automatiquement affichés.
      Pay-in propose automatiquement d'activer ce paramètre puisqu'il diffère du paramètrage par défaut.
      Si l'option est active, le salaire horaire pour chômage partiel n'est jamais en dessous du salaire horaire minimum non qualifié (salaire social minimum) en respectant l'âge biensûr et après la multiplication avec le pourcentage (actuellement 80% : Salaire horaire minimum non qualifié 03/2020 = 12,3815 / 0,8 = 15,4769).
      Cette règle du plafond minimum ne s'applique que pour les status "Salarié" ainsi que pour "Apprenti (Adulte)".
      Après avoir appliqué les paramètres mensuels avec l'action "Appliquer valeurs défaut de la société 998", le dialogue apparait pour demander si un recalcul des salaires est souhaité.

  • Recalcul et compensation nette
    • Dans la sélection l'option "Recalculer les codes salaires de type chômage" a été ajouté.
    • Si le recalcul est lancé depuis les paramètres mensuels, cette nouvelle option est automatiquement active.
    • Le recalcul peut être manuellement lancé à tout moment par l'utilisateur et l'option peut être activé par l'utilisateur.
    • Avec cette option des codes salaires pour chômage manquantes sont éventuellement ajoutés et pour les codes salaires existantes les heures ainsi que le salaire horaire sont recalculés.

Si vous avez la moindre question quant à l'application des ces extensions vous pouvez nous joindre via la nouvelle adresse mail pay-in@intecsoft.com et sous les numéros de service +32 80 65 00 34 (Belgique) ou +352 97 80 87 05 (Luxembourg).

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