Voreinstellungen

Empfangsverzeichnis
Konto für unbekannte Buchungen definieren

Datei einlesen

Finanzoperationen prüfen

Spezial-Kommentare

Tipps und Tricks

MT940 Datei enthält Sammelüberweisung von einem Book-in Lieferantenlos
Unbekannte Buchungen
Zuordnung der einzelnen Positionen

MT940 ist ein Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Die MT940-Dateien können also als Schnittstelle zwischen Ihrem Online-Banking-Programm und Book-in genutzt werden, um Kontoauszüge einfach und schnell einzulesen.

Informieren Sie sich bei Ihrer Bank, ob diese Dateien zur Verfügung gestellt werden können (1 Datei pro Bank pro Auszug). Die Dateiformate MT940, 94N und 94E sind kompatibel.

Achtung, in Belgien werden keine MT940, sondern CODA-Dateien zur Verfügung gestellt.

Voreinstellungen

Empfangsverzeichnis

Stammdaten -> Journale

Für jedes Finanzjournal in Verbindung mit MT940 müssen ein „Empfangen-Verzeichnis“ und die Kontonummer angegeben werden. In dieses Verzeichnis müssen dann später die heruntergeladenen MT940-Dateien abgelegt werden, damit Book-in sie automatisch einlesen kann.

Falls mehrere Personen Kontoauszüge einlesen, sollte hier ein Netzwerkpfad angegeben werden.

Konto für unbekannte Buchungen definieren

Stammdaten -> Parameter

Falls Book-in verschiedene Positionen des Kontoauszugs nicht zuordnen kann, werden diese auf ein Konto für unbekannte Buchungen gebucht und müssen später manuell in den Finanzoperationen ersetzt werden. Dieses Konto muss in den Book-in Parametern hinterlegt werden.

Datei einlesen

Buchungen -> Kontoauszüge einlesen

Nachdem die Voreinstellungen gemacht und die Dateien im „Empfangen-Verzeichnis“ abgelegt wurden, können diese eingelesen werden.
Book-in sucht in den „Empfangen-Verzeichnissen“ nach noch nicht eingelesenen Dateien und schlägt diese automatisch vor. Die Journalauswahl dient als Filter, falls nur die Dateien einer bestimmten Bank eingelesen werden sollen. Generell können aber Dateien von verschiedenen Journalen gleichzeitig eingelesen werden.
Um Unregelmäßigkeiten zu vermeiden werden nur die Dateien akzeptiert und zum Einlesen angehakt, bei denen die Salden sich folgen. Fehlt beispielsweise ein Auszug, ist der Startsaldo der nächsten Datei verschieden vom Endsaldo der aktuellen Datei und dadurch können alle folgenden Dateien nicht mehr eingelesen werden (rot).
Mit Hilfe der Spalte „Einlesen“ kann bei den akzeptierten Dateien (grün) nochmals gezielt ausgewählt werden, welche Dateien eingelesen werden sollen. Book-in erstellt dann automatisch pro Datei eine neue Finanzoperation.

Salden folgen sich:

Salden folgen sich nicht:

Einzelne Dateien können auch sofort über die jeweilige Finanzoperation (Buchungen -> Finanzoperationen) eingelesen werden. Das Prinzip ist hier das gleiche, jedoch wird nicht getestet ob die Salden sich folgen.

Nachdem die Datei(en) eingelesen wurden, benennt Book-in sie automatisch um und kopiert sie in ein „Old-Verzeichnis“. Dadurch wird verhindert, dass die Dateien nochmals eingelesen werden können.

Finanzoperationen prüfen

Buchungen -> Finanzoperationen

Nachdem die Finanzoperationen automatisch erstellt wurden, müssen diese überprüft werden. Alle Positionen, die nicht automatisch zugewiesen und bereinigt werden konnten werden auf das Konto der unbekannten Buchungen verbucht. Diese Positionen müssen dann manuell angepasst werden.

Book-in verwendet folgende Logik, um die Positionen automatisch zuzuweisen:

1. Spezial-Kommentare
   Handelt es sich um eine Zahlung, die einen vordefinierten Kommentar beinhaltet (siehe Seite 7)?
   Wenn dies der Fall sein sollte, dann wird der Betrag auf das entsprechende Konto/Kunde/Lieferanten gebucht.
2. Kreditzahlungen (Zahlungen die das Banksaldo erhöhen)
   Es wird nach einer entsprechenden Kundenrechnung gesucht. Wurde keine gefunden, wird anschließend nach einer passenden Lieferantenrechnung gesucht.
   Die Rechnung wird nach folgender Logik gesucht:
   
   
   • Wird eine Rechnung in Book-in gefunden die den Kundennamen der Datei beinhaltet, den gleichen Betrag wie in der Datei hat und
     wo die Rechnungsnummer oder der Kommentar im Kommentar der Datei vorhanden ist, so wird diese Rechnung automatisch bereinigt.
   • Wird eine Rechnung in Book-in gefunden die den gleichen Betrag wie in der Datei hat und wo die Rechnungsnummer oder der Kommentar im Kommentar der Datei vorhanden ist, so wird diese Rechnung automatisch bereinigt.
   • Wird eine Rechnung in Book-in gefunden die den gleichen Namen wie in der Datei hat, so wird eine Zahlung auf diesen Kunden verbucht. Da die Zahlung keiner Rechnung zugewiesen werden konnte, muss aber manuell bereinigt werden. Der Kommentar der Zahlung beinhaltet den Kommentar aus der Datei.
   • Passt keiner der 3 ersten Punkte, wird der Satz auf das Konto der unbekannten Buchungen mit dem Kundennamen sowie dem Kommentar aus der Datei als Zahlungskommentar geschrieben.
3. Debitzahlungen (Zahlungen die das Banksaldo verringern) Es wird nach einer entsprechenden Lieferantenrechnung gesucht. Wurde keine gefunden, wird anschließend nach einer passenden Kundenrechnung gesucht.
   Die Rechnung wird nach folgender Logik gesucht:

• Wird eine Rechnung in Book-in gefunden die den Lieferantennamen der Datei beinhaltet, den gleichen Betrag wie in der Datei hat und
  wo die Rechnungsnummer oder der Kommentar im Kommentar der Datei vorhanden ist, so wird diese Rechnung automatisch bereinigt.
• Wird eine Rechnung in Book-in gefunden die den gleichen Betrag wie in der Datei hat und wo die Rechnungsnummer oder der Kommentar im Kommentar der Datei vorhanden ist, so wird diese Rechnung automatisch bereinigt.
• Wird eine Rechnung in Book-in gefunden die den gleichen Namen wie in der Datei hat, so wird eine Zahlung auf diesen Lieferanten verbucht. Da die Zahlung keiner Rechnung zugewiesen werden konnte, muss aber manuell bereinigt werden. Der Kommentar der Zahlung beinhaltet den Kommentar aus der Datei.
• Passt keiner der 3 ersten Punkte, wird der Satz auf das Konto der unbekannten Buchungen mit dem Lieferantennamen sowie dem Kommentar aus der Datei als Zahlungskommentar geschrieben.

Book-in wertet die einzelnen Punkte in der angegebenen Reihenfolge aus und berücksichtigt den ersten Treffer.

Spezial-Kommentare

Stammdaten -> Journale -> Reiter „CODA/MT940“

Falls gewisse Transaktionen sich wiederholen und auf ein spezielles Konto/Kunde/Lieferant verbucht werden müssen, kann dies im Finanzjournal eingestellt werden in Abhängigkeit vom Kommentar.
Um also zu verhindern, dass gewisse Positionen aus der Datei falsch oder gar nicht zugeordnet werden (unbekannte Buchungen) besteht die Möglichkeit diese Position über den Kommentar individuell zuzuordnen.

Kommentar

Wenn das hier eingegebene Kommentarsegment mit dem Kommentar einer Position aus der MT940-Datei übereinstimmt, wird der Betrag auf den entsprechenden Kunden/Lieferanten/Konto verbucht.

Falls nach verschiedenen Segmenten im Kommentar gesucht werden soll, sind diese durch ein „%“ voneinander zu trennen.

Typ

Handelt es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder ein Konto?

Dritter

Um welchen Kunden/Lieferanten oder welches Konto handelt es sich?

Priorität

Die Priorität ist die Reihenfolge in der die Linien ausgewertet werden. Standardmäßig geht Book-in die erstellte Liste alphabetisch nach Kommentar sortiert durch und berücksichtigt die erste Übereinstimmung. Dieses Verhalten kann durch die Spalte „Priorität“ beeinflusst werden, indem hier die Einträge nummerisch sortiert werden.

Beispiel: damit in unserem Beispiel der Eintrag mit Kommentar „LOHN%BBO“ berücksichtigt wird (kommt alphabetisch nach „LOHN“ und würde deshalb nie berücksichtigt), muss hier eine kleinere Priorität vergeben werden als beim Eintrag mit dem Kommentar „LOHN“. Welche Zahl eingegeben wird spielt keine Rolle.

Familie – Transaktionen

Diese Spalte spielt bei den MT940-Dateien keine Rolle.

Es sollten natürlich nur Buchungen zugewiesen werden, die sich regelmäßig wiederholen.

Tipps und Tricks

MT940 Datei enthält Sammelüberweisung von einem Book-in Lieferantenlos

Möglichkeit 1: Die einzelnen Positionen können exakt einem Book-in Lieferantenlos zugewiesen werden und das Los wird automatisch eingelesen:

In diesem Fall liest Book-in das Los beim Einlesen der MT940-Datei automatisch mit ein, bereinigt die Beträge und löscht das Los, damit es nicht versehentlich nochmals eingelesen werden kann.

Möglichkeit 2: Die einzelnen Positionen können nicht exakt einem Book-in Lieferantenlos zugewiesen werden und das Los wird nicht automatisch eingelesen:

Vorgehensweise um die erstellten Lieferantenzahlungslose trotzdem zu verbuchen:

1. Der gezahlte Betrag wurde durch das Einlesen der MT940-Datei automatisch auf das Konto der unbekannten Buchungen gesetzt.
2. Diese Position muss in den Finanzoperationen manuell gelöscht werden.
3. Anstelle dieser Position muss dann das entsprechende Lieferantenlos manuell eingelesen werden (Optionen -> Lieferantenzahlungen).
4. Nach dem Einlesen wird das Los automatisch gelöscht, damit es nicht versehentlich nochmals eingelesen werden kann.

Unbekannte Buchungen

Falls eine Transaktion auf das Konto der unbekannten Buchungen anstatt auf den richtigen Kunden/Lieferanten verbucht wurde, sollte zuerst geprüft werden ob der Kundenname/Lieferantenname aus dem MT940-Kommentar mit der Bezeichnung des Kunden/Lieferanten aus der Stammdatei in Book-in übereinstimmt. Um dies sicherzustellen kann einfach der Name aus dem Kommentar in die Kundenbezeichnung der Stammdatei kopiert werden.

Beispiel: „SCHMIT&CO“ (ohne Leerzeichen) aus der MT940-Datei entspricht nicht „SCHMIT & CO“ aus der Book-in Stammdatei.

Zuordnung der einzelnen Positionen

Die einzelnen Positionen können beim Einlesen der Datei auf Wunsch auch generell alle auf das Konto der unbekannten Buchungen verbucht werden.

Wenden Sie sich bitte an den INTEC-Support, wenn diese Einstellung vorgenommen werden soll.