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Workshop: Mahnungssystem in Book-in

07. April 2017 von Benedikt Bocklandt
abgelegt unter: FAQ, Book-in

Auf unserem Blog finden Sie in Zukunft regelmäßig Workshops zu gezielten Themen. Dabei erläutern wir die jeweiligen Funktionen mit Bildern.
Für eine detaillierte Schulung und Parametrierung der einzelnen Funktionen zögern Sie nicht unsere Support-Mitarbeiter anzusprechen.

Book-in - Mahnungen Anleitung hier herunterladen

Wichtige Voreinstellungen
Vor dem ersten Mahnungsdruck, sollten folgende Grundeinstellungen überprüft werden:

1.  Mahnungsstufen:

Es sind 5 Mahnstufen in Book-in vordefiniert: Kontoauszug, 1. Mahnung, 2. Mahnung, letzte Mahnung und Inverzugsetzung. Individuelle Anpassungen können jedoch ohne weiteres vorgenommen werden:

Code
Die Code von 0 bis 5 sind vordefiniert und stehen für die verschiedenen Mahnungsstufen.

Bezeichnung
Die Bezeichnung kann in den 4 möglichen Kundensprachen angezeigt werden und wird in den Mahnungsschirmen benutzt.

Anzahl Tage
Beim Mahnungssystem „Verfalltag“ wird die Mahnungsstufe anhand des Rückstandes der am längsten verfallenen Rechnung ermittelt. Diese ermittelte Zeitspanne definiert dann die Mahnungsstufe und kann hier festgelegt werden.

Kosten
Hier handelt es sich um eventuelle Zusatzkosten, die durch das Mahnen anfallen und an den Kunden verrechnet werden.

2.  Mahnungstexte:

Vor dem ersten Mahnungsdruck sollten auf jeden Fall die Mahnungstexte der verschiedenen Mahnungsstufen überprüft werden. Bei der Installation von Book-in sind Standard-Mahnungstexte abgelegt worden und diese sollten auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Es sollten beispielweise Bankangaben hinterlegt werden, damit der Zahlungseingang auf die korrekten Konten erfolgen kann.

Jeder entsprechende Mahnungstext sollte wiederum in der Sprache des Kunden definiert werden. Dadurch kann Book-in das Mahnungsdokument in der Sprache des Kunden mit dem entsprechenden Mahnungstext erstellen. Die Mahnungstexte können mit Hilfe der Windows-Optionen (rechte Maustaste) individuell formatiert werden.

Code
Interner Wert, der aus Mahnungsstufe und Sprache besteht. Mahnungsstufe Zu welcher Mahnungsstufe soll der Text gehören? Sprache Mahnungstexte sollten in den 4 möglichen Kundensprachen abgelegt werden (deutsch, französisch, niederländisch, englisch).

Titel
Hier handelt es sich um die Mahnungsüberschrift, die auf das Mahnungsdokument gedruckt wird (Kontoauszug, Mahnung, letzte Mahnung, ...).

Text
Hier wird der individuelle Mahnungstext eingegeben/angepasst.

Email Body
Für den eventuellen Versand der Mahnung an den Kunden per E-Mail, kann hier ein Text vordefiniert werden, der automatisch in die E-Mail kopiert wird.

Allgemein
Um das System der Mahnungen zu verstehen, müssen 3 Daten beachtet werden:

Bei den Mahnungen unterscheiden wir zwischen 2 Systemen. Vor dem ersten Mahnungsausdruck sollte man sich für ein System entscheiden und dieses später auch strikt beibehalten, damit es nicht zu Unregelmäßigkeiten bei der Mahnungserstellung kommt:

System „Verfalltag“
Die Mahnungsstufe wird ermittelt anhand des Rückstandes der am längsten verfallenen Rechnung. Diese ermittelte Zeitspanne (zwischen Verfallsdatum der Rechnung und Ausdrucksdatum der Mahnung) definiert dann die Mahnungsstufe.

Beispiel:
Wenn die Zeitspanne 43 Tage beträgt, erhält der Kunde sofort die 1. Mahnung und nicht den Kontoauszug, da 43 in ein Intervall fällt, das bei der 2. Mahnungsstufe definiert wurde. Die vorherige Mahnungsstufe spielt bei diesem System also keine Rolle.

Die „Anzahl Tage“, die bestimmen welche Mahnung der Kunde erhält sind frei wählbar (siehe „Mahnungsstufen“), sollten jedoch nicht permanent verändert werden, damit es nicht zu Unregelmäßigkeiten bei der Mahnungserstellung kommt.

System „Bereits verschickte Mahnungen“
Bei diesem System wird ermittelt, ob und welche Mahnungen bereits versendet wurden. Dies geht natürlich nur, wenn die Mahnungen nach dem Ausdruck auch verbucht werden. Wurde also noch keine Mahnung versendet, erhält der Kunde zuerst Stufe 1 und schlussendlich die letzte Stufe.

Der Verfalltag spielt bei diesem System also keine Rolle.

Mit der Auswahl „Mahnungsstufen“, werden nur die Mahnungen einer gewissen Stufe vorgeschlagen.

3.  Mahnungsvorgang
Dokumente -> Kunden -> Mahnungen -> Mahnungen

1. Auswahl treffen
Der Ablauf des Mahnungsausdrucks ist relativ einfach: Der Benutzer gibt die verschiedenen Mahnungsparameter ein (Ausdruckdatum, Mindestsaldo, Kosten, Zinsen, ...) und danach werden alle Mahnungen pro Kunden und Stufe vom System in einer Mahnungstabelle vorgeschlagen.

Kunde - Kundenauswahl
Soll die Mahnung für einen gewissen Kunden oder eine Gruppe von Kunden (Auswahl) bestimmt sein? Falls keine Auswahl getroffen wird, werden alle Kunden berücksichtigt.

Keine Mahnung
Es werden auch Kunden berücksichtigt, bei denen in der Stammdatei "Keine Mahnung" eingestellt ist.

Mahnungen für Kunden ohne verfallene Rechnungen
Dieser Parameter ermöglicht es gewissen Kunden als Information Auszüge senden zu können, obwohl noch keine Rechnung verfallen ist.

Ausdruckdatum
Dieses Datum erscheint beim Ausdruck der Mahnungen und dient ebenfalls zur Berechnung der Zinsen und des Rückstandes (Anzahl Tage zwischen Ausdruckdatum und Verfalltag der Rechnung).

Bis Periode
Sollen nur die Bewegungen bis zu einer bestimmten Periode für den Mahnungsdruck berücksichtigt werden? Falls keine Periode eingetragen wird, werden alle Bewegungen berücksichtigt.

Zahlungen - Finanzen
Durch diesen Parameter erscheinen auf den Mahnungen auch nicht bereinigte Anzahlungen oder Finanzoperationen.

Mahnungsstufen
Der Mahnungsdruck kann auf eine gewisse Mahnungsstufe begrenzt werden. Falls keine Mahnungsstufe eingetragen wird, werden alle Stufen berücksichtigt.

Mindestsaldo
Der Mahnungsdruck kann auf ein Minimumsaldo begrenzt werden. Ist dieser Wert verschieden von 0, so erhalten nur jene Kunden eine Mahnung, deren Totalsaldo über diesem Mindestwert liegt.

Zinsen (%) - ab Tage
Wie viel Prozent Verzugszinsen sollen berechnet werden? Dabei wird zuerst die Anzahl verfallener Tage berechnet und von diesem Wert wird die Zahl "ab Tage" abgezogen. Das Resultat wird als Dreisatz auf 365 Tage und den Zinsprozentsatz verrechnet. Beispiel: Betrag = 1210€, Verfalltag = 01/01/17, Ausdruckdatum Mahnungen = 15/02/17, ab Tage = 5, Zinsen 8% Ergebnis Zinsen = (45 - 5)/365*8/100*1210 = 10,61€ Die Zinsen werden berechnet unter Berücksichtigung der Zahlungen und Gutschriften.

Ziel
Die Mahnungen können beim Druck automatisch an den Bildschirm, direkt zum Drucker oder pro Kunde per Email versendet werden. Bei „Kundenspezifisch“ wird die Einstellung aus der Stammdatei des Kunden berücksichtigt. Falls gewünscht kann eine Ablage der Mahnungen in ein externes Verzeichnis erfolgen (siehe „Reeditionsablage“ unter Tipps und Tricks). Wenn der Parameter „E-Mail bearbeiten vor Versand“ aktiv ist, kann die E-Mail noch bearbeitet werden und wird nicht automatisch versendet.

Geordnet nach Name
Dieser Parameter ermöglicht es, die Auswahl der Mahnungen nach dem Kundennamen zu sortieren. Ansonsten wird die Auswahl nach Kundenkode sortiert.

Detail
Wenn dieser Parameter nicht aktiv ist, wird die Mahnungsauswahl pro Kunde zusammengefasst, ansonsten pro Rechnung.

System - Verfalltag
Die Mahnungsstufe wird ermittelt anhand des Rückstandes der am längsten verfallenen Rechnung. Diese ermittelte Zeitspanne definiert dann die Mahnungsstufe. Die „Anzahl Tage“ einer jeden Mahnstufe wurden in der Stammdatei der Mahnungsstufe definiert und sollten nicht permanent verändert werden.

System - Bereits verschickte Mahnungen
Die Mahnungsstufe wird nicht anhand des Verfalltags sondern anhand der bereits verschickten Mahnungen definiert (chronologisch). Dies geht natürlich nur, wenn die Mahnungen nach dem Ausdruck auch verbucht werden! Die Option "Intervall zwischen Mahnungen" garantiert eine Mindestzeit in Tagen zwischen den diversen verschickten Mahnungen eines jeden Kunden.

Kosten
Hier können die Mahnungskosten festgelegt werden. Diese können je nach Mahnungsstufe verschieden sein.

OK
Wenn die Auswahl getroffen wurde, erstellt Book-in automatisch nach einem Klick auf „OK“ die Mahnungstabelle

2. Auswahl prüfen – Mahnungstabelle
Diese Tabelle entspricht der erstellten Auswahl und gibt eine Übersicht über die zu verschickenden Mahnungen. Durch die Möglichkeit der individuellen Abänderung von Mahnungsstufe, Kosten und Zinsen kann man selbst noch aktiv in die erstellte Auswahl eingreifen. Per Rechtsklick hat man die Möglichkeit die Mahnungsstufe auf allen Linien zu leeren oder eine gewisse Mahnungsstufe auf allen Linien eines Kunden zu übernehmen. Zur Information sind pro Rechnung das Datum und die Stufe der bereits vorher verschickten Mahnung ersichtlich. Dies ist von Vorteil und kann eine Entscheidungsstütze sein beim Vergeben der neuen Mahnungsstufe, der Zinsen und der Kosten. Nicht verfallene Rechnungen werden in grüner Farbe dargestellt.

3. Mahnungen drucken
Durch die Funktion "Drucken" auf der Mahnungstabelle wird der Ausdruck der Mahnungen gestartet. Dabei besteht die Möglichkeit zwischen 2 verschiedenen Mahnungsausdrucken zu wählen:

- Mahnung (Rapp_std.rpt): 1 Mahnungsdokument pro Kunde und pro Stufe
- Mahnung gebündelt (Rapp_Std2.rpt): Mahnungen aller Stufen in einem Mahnungsdokument pro Kunde gebündelt

Außerdem kann eine Liste der Mahnungen (Rapp_std3.rpt) gedruckt werden. Diese Liste entspricht der Auswahl aus der Mahnungstabelle.

4. Mahnungen verbuchen
Zum Verbuchen muss die Frage „Sollen die Mahnungen verbucht werden?“ bestätigt werden. Diese Frage erscheint automatisch, wenn die Mahnungstabelle nach dem Ausdruck der Mahnungen mit „OK“ geschlossen wird.

Wenn die Mahnungen versendet wurden sollten sie auch verbucht werden. Dies dient als Übersicht der verschickten Mahnungen und als Startpunkt für das nächste Generieren der Mahnungen. Somit werden Unregelmäßigkeiten beim nächsten Mahnungsdruck vermieden.

Wenn die Mahnungen nach dem Ausdruck zum Beispiel nicht verbucht aber trotzdem an die Kunden versendet werden, erhalten diese beim nächsten Mahnvorgang wieder die gleiche Mahnstufe.

Tipps und Tricks

Mahnungsübersicht
Es bestehen 2 Möglichkeiten eine Übersicht der verbuchten Mahnungen pro Kunde zu erhalten:

1. Stammdaten -> Kunden -> Optionen -> Mahnungen

Auf dieser Übersicht ist pro Kunde ersichtlich, wann eine Rechnung mit entsprechender Mahnungsstufe gemahnt wurde. Anhand dieser Liste kann Book-in die nächste Mahnungsstufe des Kunden automatisch bestimmen, insofern diese nach dem Mahnungsdruck auch verbucht werden.
Wenn eine Mahnung einmal fälschlicherweise verbucht wurde, kann die entsprechende Linie markiert und mit der „Delete-Taste“ gelöscht werden.

Kunde
Der Kode und der Name des Kunden wird angezeigt.

Periode / Datum
Über diesen Auswahlparameter kann die Suche auf eine bestimmte Periode oder ein gewisses Datum eingeschränkt werden, um eine gezielte Suche zu vereinfachen.

Mahnungsstufe
Über diesen Auswahlparameter kann die Suche auf eine bestimmte Mahnungsstufe eingeschränkt werden.

Bemerkung
Über diesen Auswahlparameter kann die Suche auf eine bestimmte Bemerkung eingeschränkt werden.

Unbereinigt
Wenn dieser Parameter aktiv ist werden nur die noch offenen Verrichtungen aufgelistet. Diese bedürfen eventuell nochmals einer Mahnung.

Anzeigen
Nachdem die Auswahl getroffen wurde kann hier die Anzeige geladen werden.

2. Dokumente -> Kunden -> Mahnungen -> Statistik

Eine weitere Möglichkeit, eine Übersicht über die verbuchten Mahnungen in A4-Form zu erhalten ist der Druck der Statistikliste mit den bekannten Auswahlparametern. Über die „Erweiterte Auswahl“ kann die Liste noch gezielter eingeschränkt werden.

Reeditionsablage
Es besteht die Möglichkeit eine Reedition (automatische Ablage einer Kopie des Mahnungsdokumentes im PDF oder MS-Word Format) der Mahnungen anzulegen, wenn diese per Direktdruck oder per E-Mail erstellt werden.

In diesem Fall wird automatisch pro Kunde ein Mahnungsverzeichnis angelegt. Hierzu muss allerdings ein Kundenverzeichnis in den Parametern definiert sein, das als Ausgangsverzeichnis für die Reeditionsablage dient.

Beim Kunden selbst kann auch noch ein Unterverzeichnis angelegt werden.

Die Kombination aus dem Parameterfeld und dem Kundenfeld bestimmt das Ablage-Verzeichnis.
Ist beim Kunden kein Verzeichnis angegeben, so wird automatisch ein Unterverzeichnis mit dem Kundenkode gegründet.

Stammdatei Kunde
In der Stammdatei des Kunden können im Reiter „Buchführung“ gezielte Einstellungen im Zusammenhang mit den Mahnungen vorgenommen werden:

1. Mahnungsstufe
Falls eine bestimmte Stufe angeben wird, so wird diese immer automatisch für den besagten Kunden vorgeschlagen. Außerdem hat man die Möglichkeit den Kunden vom Mahnungswesen komplett auszuschließen (Keine Mahnung).

2. Intervall
Dieses Intervall definiert die Mindestanzahl Tage, die zwischen zwei Mahnungen liegen müssen. Wenn zum Beispiel täglich gemahnt wird und das Intervall steht beim Kunden an 10, erhält der Kunde frühestens nach 10 Tagen die nächste Mahnung.

3. Ziel
Es ist möglich pro Kunde das Mahnungsziel zu definieren (Bildschirmvorschau, Direktdruck, E-Mail). Dazu muss im Auswahlschirm der Mahnungen das Ziel auf „Kundenspezifisch“ gesetzt werden. Wenn in diesem Fall bei manchen Kunden kein Mahnungsziel definiert wurde, ist das Ziel automatisch die Bildschirmvorschau.

Rechnung ausschließen
Soll eine gewisse Rechnung nicht gemahnt werden, da diese beispielsweise auf Raten beglichen wird und somit nicht jeden Monat gemahnt wird, kann man hierzu das Menü „Wechsel“ nutzen (Buchungen -> Wechsel).
Wird hier ein Datum bei der entsprechenden Rechnung eingegeben, wird die Rechnung nicht mehr zum Mahnen vorgeschlagen!

Ermittlung Mailadresse
In den Parametern (Reiter „Allgemein“) kann festgelegt werden, wie die Mailadresse des Kunden bei der Mahnungserstellung ermittelt wird. Dieser Parameter wird wirksam wenn als Ziel „E-Mail“ ausgewählt wird.
Steht der Parameter auf „Kontaktperson Buchführung – Kunde“, wird prioritär die Mailadresse der Kontaktperson Buchführung genommen und falls dort keine hinterlegt ist, wird die Mailadresse des Kunden genommen.
Falls die Mailadresse des Kunden nie berücksichtigt werden soll (zum Beispiel aufgrund von „Info-Adressen“), sollte der Parameter auf „Kontaktperson Buchführung“ stehen. In diesem Fall wird die Mahnung zwar automatisch an eine Mail gehangen, jedoch bleibt die Mailadresse leer und der Programmbenutzer bemerkt, dass er die Information nachtragen muss.